Die Optimierung Ihrer digitalen Checklisten

In diesem Artikel erfahren Sie worauf es beim Erstellen der perfekten Checkliste ankommt, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie dadurch letztendlich Ihre Dokumentation optimieren!

Ausgangspunkt

Heutzutage arbeiten viele Unternehmen weitgehend mit Checklisten in Papierform, was mehr Aufwand, mühsame Auswertungen und verzögerte Arbeitswege bedeutet. Diese Checklisten lassen sich zwar durchaus digitalisieren, werden sie aber im Zuge der Digitalisierung nicht überarbeitet und standardisiert, werden die Probleme der Checklisten häufig mit-digitalisiert. Häufige Probleme in analogen Checklisten sind zum Beispiel:

• Unklare Formulierungen: Es ist häufig nicht ersichtlich, was genau geprüft werden soll.
• Redundante Informationen: Kunde, Adresse, Name des Mitarbeiters und andere Informationen die bereits in Backend Systemen vorhanden sind, müssen vom Techniker nochmal von Hand eingetragen werden.
• Doppelerfassung: Die Erfassung von Daten und Dokumentation ist nicht getrennt, sodass es zu einer Doppelerfassung kommen kann, wenn die gleiche Information sowohl für den Kunden, als auch für interne Dokumentation benötigt wird.
• Nicht definierte Ergebnisse: Das erwartete Ergebnis ist nicht klar definiert und dem Techniker wird nicht vermittelt was er genau eintragen soll.
• Unübersichtliche Auflistung: Alle Aufgaben sind auf einer langen Liste aufgeführt, deren Bearbeitung sich teilweise über Tage erstrecken kann. Die mangelnde Aufteilung und Strukturierung sorgt für Verwirrung und der Arbeitsfortschritt ist nicht transparent.
• Schlechte Auswertbarkeit: Bei der Auswertung können wichtige Informationen wie Mängel leicht überlesen werden, wenn sie in einzelnen Checks oder Anmerkungen verstreckt sind. Zudem ist der Aufwand erheblich und kann nicht automatisiert werden.

Ziele der Überarbeitung

Das Ziel bei der Einführung von digitalen Checklisten ist es nicht nur dem Techniker die Arbeit erheblich zu erleichtern und Schreibarbeit abzunehmen, sondern auch den Arbeitsfortschritt sofort sichtbar zu machen. Die erfassten Informationen können digital weiterverarbeitet und direkt ausgewertet werden und bilden so die Basis für weitere Anwendungen zum Beispiel aus dem Bereich Predictive Maintenance.

Die grundsätzliche Überlegung bei der Digitalisierung von Checklisten mit Workheld ist, dass die Erfassung der Daten und die Erstellung der Dokumentation voneinander getrennt werden. Jedes Informationselement wird nur einmal erfasst und kann später beliebig oft auf unterschiedlichen Berichten verwendet werden. Dies spart dem Techniker Zeit und sorgt dafür, dass Dokumentation aus vorhandenen Daten auch im Nachhinein erstellt werden kann.^[1]

Workheld sieht dabei vor, dass Checklisten über Checklistenvorlagen definiert werden. Bei der Erfassung von Aufträgen kann dann jedem Arbeitsschritt eine Checklistenvorlage zugewiesen werden.

Bearbeitet ein Techniker den entsprechenden Arbeitsschritt, kann er auf die Checklistenvorlage zugreifen und sie ausfüllen. Dabei kann er das Ergebnis von durchgeführten Prüfungen auch durch das Anhängen von Bildern dokumentieren. Auch die Erfassung von detaillierten Mängeln ist möglich.

Nach Abschluss der Arbeiten können aus den erfassten Daten beliebige Berichte generiert und direkt vor Ort auf dem Tablet unterschrieben werden. Beispielsweise kann der Kunde einen Abnahmebericht unterschreiben, der die Ergebnisse der Abnahmecheckliste und etwaige Mängel enthält oder es kann ein Servicebericht erstellt werden. Gibt es Berichtspflichten gegenüber mehreren Parteien, können mit den Ergebnissen der Checkliste auch mehrere unterschiedliche Berichte generiert werden, beispielsweise ein Abnahmebericht für den Kunden und gleichzeitig ein interner Bericht für die Anlagendokumentation. 

Bei einer Umstellung auf digitale Checklisten mit Workheld empfiehlt sich also ein zweigeteiltes Vorgehen, bei dem zuerst die Erfassung der Daten strukturiert und anschließend die Dokumentation standardisiert wird.

Struktur der erfassten Daten

Strukturierung der Arbeit und des Arbeitsplans
Vor allem bei größeren Projekten oder Aufträgen, die sich über mehrere Tage oder sogar Wochen ziehen, ist es wichtig im Vorhinein eine Struktur zu planen. Zunächst sollte der Auftrag in Arbeitspakete und Arbeitsschritte aufgeteilt und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden. Im Idealfall hat dabei jeder Arbeitsschritt maximal die Länge eines Arbeitstages, da der Techniker somit am Ende des Tages den Schritt auf erledigt setzen kann. Für den Koordinator oder Projektmanager bedeutet das, dass er jederzeit den Auftragsfortschritt tagesaktuell überwachen kann.

Hat man sich für eine Strukturierung entschieden, kann man die Checklisten entsprechend bearbeiten. Abhängig vom Umfang der auszuführenden Prüfungen oder der eingesetzten Qualitätsmanagement Methodik kann entweder jedem einzelnen Arbeitsschritt eine spezifische Checkliste zugeordnet werden oder man kann eine Liste pro Arbeitspaket erstellen, wenn beispielsweise die Checks als Qualitätssicherung zum Abschluss der Arbeiten durchgeführt  werden. Soll die Checkliste jedoch als Arbeitsanleitung dienen, empfiehlt sich die Zuordnung pro Arbeitsschritt.

Strukturierung der Checklisten

Nachdem man den Arbeitsplan mit Arbeitspaketen und Arbeitsschritten definiert und sich dafür entschieden hat an welcher Stelle darin jeweils Checklisten auszufüllen sind, kann man die Listen selbst definieren. Dazu nimmt man etwaige bestehende Checklisten und identifiziert nun zunächst, welche Informationen zukünftig automatisch vom System erfasst werden sollen, wie z.B. Kunde, ausführender Techniker, Datum und vieles mehr. Diese Informationen müssen nicht mehr vom Techniker separat erfasst und können daher eliminiert werden.

Im nächsten Schritt kontrolliert man die verbleibenden Checks und teilt diese vorher definierten Arbeitsschritten zu. So entstehen dann neue, mit dem Arbeitsplan korrespondierende Checklistenvorlagen.

Anpassung Checklisteninhalte

Analoge Checklisten leiden oft unter der Uneindeutigkeit der erwarteten Ergebnisse. Bei digitalen Checklisten sollte es für einen Check genau ein Ergebnis geben. Handelt es sich beim Ergebnis eines Checks um einen Messwert, dann sollte die Maßeinheit bereits in der Vorlage vorgegeben werden, um sicherzustellen, dass die Werte später leicht vergleichbar sind (Druck kann sowohl in bar als auch in Millibar gemessen werden, aber nur, wenn alle Ergebnisse in der gleichen Einheit vorliegen können sie direkt ohne weitere Umrechnung verglichen werden).

Alle Informationen, die zur Durchführung des Checks notwendig sind, sollten in der Checkliste oder im zugeordneten Arbeitsschritt stehen. Querverweise zu anderen Checklisten oder Verweise auf bestimmte Arbeitsanweisungen sollten vermieden werden und stattdessen die relevante Information direkt zur Verfügung gestellt werden, um dem Techniker langwierige Suchen zu ersparen.

Auch lange Freitextfelder für das Ergebnis oder eigene Checks zur Erfassung von Mängeln sollten vermieden werden, da es sich dabei um unstrukturierte Information handelt, die schwer auszuwerten ist. Besser ist es die Datenerfassung zu strukturieren und für die Erfassung von Mängeln zum Beispiel den Workheld Eintragstyp „Mangel“ zu verwenden, womit nicht nur die Information strukturiert erfasst wird, sondern auch Folgeprozesse automatisiert werden können (z.B. kann bei der Erfassung eines Mangels eine automatische Benachrichtigung an den Koordinator erzeugt werden).

Checklisten – Do’s and Dont’s

Erstellung der Dokumentation

Hat man die Erfassung der Daten neu strukturiert, geht es im nächsten Schritt darum, die zu erzeugenden Berichte zu definieren. Dabei sollte man zuerst hinterfragen, welche Berichte wirklich benötigt werden, um vorhandene Dokumentationspflichten zu erfüllen und die Kunden zu informieren. Da die relevanten Daten bereits zuvor durch das Ausfüllen der Checklisten erfasst und gespeichert wurden, ist es nur dann erforderlich einen Bericht zu generieren, wenn tatsächlich ein Dokument weitergegeben werden muss. Üblicherweise geht es hierbei um Prüfprotokolle, welche die Inhalte der Checklisten, geprüfte Komponenten und etwaige Mängel enthalten oder Leistungsscheine, die durchgeführte Prüfungen an Hand der Checkliste und benötigter Zeit und Materialien enthalten.

Notwendige Protokolle, inklusive Kopfdaten, Logo und Disclaimer Text in Form von Haftungsausschluss oder ähnlichem, können von Workheld automatisch erzeugt werden. Dabei haben die Berichte prinzipiell die folgende Struktur.

Alle Berichte können vor Ort direkt vom Techniker und/oder dem Kunden unterschrieben werden. Die daraus generierte PDF-Datei kann per E-Mail versendet, archiviert oder abgelegt werden.

Workheld bietet eine Vielzahl vordefinierter Berichtstypen, die um das kundenspezifische Logo, Disclaimer Texte und ähnliches erweitert werden können. Sollte es für einen Anwendungsfall keinen passenden Berichtstyp geben, können mit geringem Aufwand neue, spezifische Berichtstypen entwickelt werden.

Arbeitsanweisung und Anpassung von der Dokumentation
Viele Firmen verwenden ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) nach ISO oder einem ähnlichen Verfahren. Der letzte Schritt muss dementsprechend sein, dass die innerhalb des QMS ausgearbeiteten Verfahren und Arbeitsanweisungen aktualisiert werden. Dieser Schritt ist wichtig, damit die Checklisten und Berichte, die neu definiert wurden, auch im QM System widergespiegelt werden. Der Prozess wird im Detail benannt wie zum Beispiel eine Auflistung der Checklisten inklusive Ordnungsnummer.

Auswertung der erfassten Daten

Die durch die Checklisten erfassten Daten sind der „Rohstoff“, der viele neue Möglichkeiten eröffnet. Durch die Standardisierung der Daten und Speicherung in einer Datenbank statt auf Papier, können nun Auswertungen vorgenommen werden, die davor nur mühsam möglich waren. Beispielsweise lassen sich die Checks ermitteln, die häufig ein negatives Ergebnis haben oder es lassen sich Durchschnittswerte über Messungen bilden.

Fazit Checklisten

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich durch die übersichtlichen Checklisten in Workheld in Verbindung mit einer Standardisierung viele Vorteile generieren lassen:

• Immer die aktuelle Version von Auftragsdaten, Dokumenten und Checklistenvorlagen vor Ort
• Einfache Erfassung relevanter Informationen mit Vermeidung redundanter Dateneingabe
• Generierung von Berichten mit wenigen Klicks direkt vor Ort
• Auswertung der erfassten Daten durch strukturierte Speicherung in der Workheld Datenbank