Von der Auftragszuteilung bis zur Vertragsunterzeichnung ist die Instandhaltungsbranche von persönlichem Kontakt geprägt – Homeoffice, Telearbeit und Remotearbeit wurde bisher kaum Beachtung geschenkt. Doch Zeiten ändern sich und die Organisationen und deren Arbeitsweisen müssen sich der aktuellen Lage anpassen. Doch wie ist Social Distancing auch in Instandhaltungsteams möglich und welche Vorteile bringt das wirklich?

Für Industrieunternehmen ist es eine große Herausforderung, Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken und trotzdem dafür zu sorgen, dass sie ihrer Arbeit nachkommen können – das gilt auch für die Instandhaltung. Denn in dieser Branche ist es üblich, die täglichen oder wöchentlichen Arbeitsaufträge persönlich in einem Meeting zu besprechen und zu übergeben. Das macht es besonders schwierig ein Instandhaltungsteam, ohne physischen Kontakt, nur durch Telearbeit oder Homeoffice erfolgreich zu leiten. Unter den momentanen Umständen ist das jedoch die einzige Möglichkeit, eine Organisation erfolgreich zu führen.

Das kann durch den Einsatz der cloudbasierten Lösung WorkHeld erreicht werden. Dadurch können Techniker im Außendienst ihre Arbeitsaufträge von überall empfangen. Auch Koordinatoren und Managern im Homeoffice ist es möglich, mit den Technikern im Feld, ohne Einschränkung zu kommunizieren und ihrer Arbeit nachzugehen.

Mit dem mobilen Techniker in ständiger Verbindung

Die tatsächliche Arbeit der Techniker kann natürlich weiterhin nur vor Ort stattfinden. Das Problem in der Instandhaltung ist jedoch meistens gar nicht das Abstandhalten zu Kollegen oder Kunden, sondern das eigentliche Erhalten des Arbeitsauftrages. Denn die tägliche Auftragsverteilung findet gewöhnlich in Form von persönlichen Besprechungen oder Schichtübergaben statt.

Im Gegensatz dazu erhält der mobile Techniker seine Arbeitsaufträge sowie alle weiteren relevanten Unterlagen direkt auf seine WorkHeld Mobile App. Diese kann sowohl mit als auch ohne aktive Internetverbindung zur Dokumentation von Arbeitszeiten, Reisezeiten und Messwerten verwendet werden.

Vorliegende Mängel können direkt vor Ort in der WorkHeld Mobile App eingetragen werden. Um den Homeoffice-Mitarbeitern auch komplexe Probleme schnell und einfach mittzuteilen, können mobile Techniker den Mangel nicht nur mit Bildern, Skizzen oder anderen Dokumenten dokumentieren, sondern mit Markierungen und Anmerkungen versehen, sodass sofort erkannt werden kann, wo genau das Problem liegt.

Nach erledigter Arbeit erstellt der mobile Techniker per Knopfdruck aus der gesamten Dokumentation einen PDF-Bericht, der vom Kunden mit digitaler Unterschrift signiert werden kann. Die Rechnungslegung erfolgt somit schnell, einfach und fast komplett ohne physischen Kontakt.

Koordination und Management von zuhause aus

Mit WorkHeld weisen Manager und Koordinatoren die täglichen oder wöchentlichen Projekte, Einsätze und Arbeitsaufträge bequem per Drag & Drop zu, ohne die eigenen vier Wände auch nur einmal verlassen zu müssen. Am Statusdashboard sehen Sie sofort, wenn ein Auftrag in Verzug oder ein Mangel aufgetreten ist – somit behalten Sie auch im Homeoffice immer den Überblick zum aktuellen Stand Ihrer Projekte und Aufträge.

Um auch ohne andauernde persönliche Kommunikation einen erfolgreichen Arbeitsablauf zu gewährleisten, können Sie bequem von zu Hause aus digitale Checklisten erstellen und Arbeitsschritten zuweisen, sodass der Techniker im Außendienst sofort weiß, was zu tun ist. Die Aufgaben können noch durch Bilder, Skizzen und andere Dokumente ergänzt werden.

Die Arbeitsdokumentation der Techniker im Feld wird ebenfalls über WorkHeld erledigt und synchronisiert, sodass Koordinatoren und Servicemanager die digitalen Arbeitsberichte und Stundezettel im Homeoffice abrufen und weiterverarbeiten können. Die Weiterverarbeitung von Arbeitszeiten, Reisezeiten und Serviceberichten funktioniert dank des Datenexportes von WorkHeld wie gewohnt (z.B. mit Excel, SAP, BMD, Navision usw.).

Homeoffice für die Instandhaltung: WorkHeld 3 Monate kostenlos nutzen

Damit Ihr Instandhaltungsteam auch in der aktuellen Lage seiner Arbeit nachgehen kann, unterstützen wir Sie gratis bei der Umstellung auf eine digitale Lösung. Uns ist natürlich bewusst, dass viele Unternehmen spezielle Anforderungen und Bedürfnisse haben, daher können wir einige Aspekte der WorkHeld App konfigurieren und für Sie individuell anpassen (z.B. Mängelkategorien, Messwertkategorien oder Materialtypen). Das wird in einem online Onboarding Workshop herausgearbeitet und fixiert. Nach wenigen Tagen ist das System einsatzbereit und es stehen Ihnen für die nächsten 3 Monate unbegrenzt viele WorkHeld Lizenzen zur Verfügung. Danach folgt eine online Schulung für Koordinatoren, Manager und Techniker im Feld. Alle können per Videostream dabei sein und sind danach bereit für Telearbeit und den Einsatz aus dem Homeoffice.

Eine kurze Nachricht reicht und wir setzen uns mit Ihnen, bezüglich eines Termins für den Onboarding Workshop, in Verbindung. (First come, first served!):